PDF/A와 PDF/X: 보존용 PDF와 인쇄용 PDF는 무엇이 다른가

PDF는 원래 「어느 컴퓨터에서 열어도 같은 모양」을 약속하는 형식으로 알려져 있습니다. 그런데 실제로는 그 약속이 자주 깨집니다. 글꼴을 파일에 넣지 않고 「바탕체를 쓴다」라고 이름만 적어 둔 PDF는 바탕체가 없는 컴퓨터에서 다른 글꼴로 바뀝니다. 자바스크립트로 날짜를 찍는 양식은 열 때마다 내용이 달라집니다. 웹에 있는 이미지를 링크로 불러오는 PDF는 그 서버가 사라지면 빈칸이 됩니다.

PDF/A와 PDF/X는 이런 구멍을 막으려고 만든 「PDF의 부분 집합」입니다. 둘 다 새 파일 형식이 아니라, 일반 PDF가 허용하는 기능 중 일부를 금지하고 일부를 의무로 만든 규칙 묶음입니다. 차이는 목적입니다. PDF/A는 수십 년 뒤에도 같은 모습으로 열리는 것, PDF/X는 인쇄기에서 의도한 색과 크기로 찍히는 것을 목표로 합니다.

PDF/A가 금지하는 것과 요구하는 것

PDF/A의 규칙은 대부분 「파일 밖에 기대지 말 것」과 「해석의 여지를 남기지 말 것」 두 원칙에서 나옵니다.

글꼴은 모두 내장해야 합니다. 화면에 그려지는 모든 글자의 글꼴 프로그램이 파일 안에 있어야 합니다. 30년 뒤 운영체제에 어떤 글꼴이 깔려 있을지 아무도 모르기 때문입니다. 흔히 「표준 14 글꼴」이라 불리는 Helvetica·Times 같은 기본 글꼴도 예외가 아닙니다.

암호화는 금지입니다. 열기 암호는 물론, 인쇄·복사만 막는 권한 암호도 허용되지 않습니다. 기록관이 수십 년 뒤 암호를 알고 있으리라는 보장도, 그 암호화 방식을 풀 소프트웨어가 남아 있으리라는 보장도 없습니다. 보안이 필요하면 파일이 아니라 저장소 쪽에서 접근을 통제하라는 것이 규격의 태도입니다.

색은 기기와 무관하게 정의돼야 합니다. 「빨강 = RGB(255,0,0)」은 모니터마다 다른 빨강입니다. PDF/A는 출력 의도(OutputIntent)에 ICC 색 프로파일을 넣거나, 각 색을 ICC 기반 색 공간으로 지정하도록 요구합니다. 그래야 먼 미래의 뷰어도 그 숫자를 어떤 색으로 그려야 하는지 알 수 있습니다.

실행되는 것은 없어야 합니다. 자바스크립트, 외부 프로그램 실행, 동영상·소리 같은 멀티미디어는 금지됩니다. 문서는 「그려진 그대로」여야 합니다.

메타데이터는 XMP로 남겨야 합니다. 제목, 작성자, 그리고 이 파일이 PDF/A 몇 부의 어떤 수준을 따른다는 선언(pdfaid)을 XML 메타데이터로 넣습니다.

여기서 자주 생기는 오해가 하나 있습니다. PDF 뷰어의 속성 창에 「PDF/A」라고 표시되거나, 상단에 「이 문서는 PDF/A 규격을 따릅니다」라는 막대가 뜨는 것은 위의 XMP 선언을 읽었다는 뜻일 뿐입니다. 선언은 누구나 넣을 수 있고, 선언만 있고 글꼴이 빠진 파일도 드물지 않습니다. 규격 적합성은 파일 내용을 전부 검사해야 알 수 있습니다.

1부부터 4부까지

PDF/A는 ISO 19005라는 번호로, 기반이 되는 PDF 버전에 따라 여러 부(part)로 나뉩니다.

부	발행	기반	특징
PDF/A-1	2005	PDF 1.4	투명도, 레이어, JPEG 2000 금지. 가장 엄격하고 오래됨
PDF/A-2	2011	PDF 1.7 (ISO 32000-1)	투명도, 레이어, JPEG 2000 허용. PDF/A 파일 첨부 허용
PDF/A-3	2012	PDF 1.7	PDF/A-2와 같되, 임의 형식 파일(XML, 스프레드시트 등) 첨부 허용
PDF/A-4	2020	PDF 2.0 (ISO 32000-2)	a·b·u 수준 대신 기본형과 4f(첨부), 4e(공학용)

1~3부에는 수준을 나타내는 글자가 붙습니다. **b(basic)**는 보이는 모습의 재현만 보장합니다. u는 여기에 모든 글자를 유니코드로 되돌릴 수 있어야 한다는 조건을 더해, 검색과 복사가 제대로 되게 합니다(2부부터). **a(accessible)**는 태그 구조까지 요구해 화면 낭독기가 읽기 순서와 제목·표를 알 수 있게 합니다.

PDF/A-3가 생긴 배경은 전자세금계산서처럼 「사람이 볼 PDF와 기계가 읽을 XML을 한 파일로」 보내려는 요구였습니다. 독일·프랑스의 ZUGFeRD/Factur-X 전자 인보이스가 이 방식을 씁니다. 다만 첨부된 XML이나 엑셀 파일 자체는 장기 보존이 보장되지 않는다는 점에서, 기록관 쪽에서는 3부를 조심스럽게 받아들이는 편입니다.

스캔 문서를 PDF/A로 만들 때는 수준이 특히 중요합니다. 이미지만 있는 스캔 PDF도 PDF/A-1b나 2b는 될 수 있습니다. 글꼴도, 투명도도 없으니까요. 하지만 글자를 검색할 수 없으므로, 「검색 가능한 PDF/A」를 요구하는 곳에는 OCR로 텍스트 층을 넣어야 합니다.

누가 PDF/A를 요구하는가

「공공기관은 PDF/A를 써야 한다」라는 말은 너무 넓습니다. 실제로 확인되는 요구는 대개 특정 시스템에 제출하거나 특정 기관에 이관하는 순간에 걸려 있습니다.

한국 공공기록물. 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제36조 제1항은 보존기간 10년 이상인 공공기관의 전자기록물을 문서보존포맷과 장기보존포맷으로 변환해 관리하도록 합니다. 국가기록원은 2008년 PDF/A-1을 문서보존포맷으로 정해 공공표준으로 제정했습니다(한국기록관리학회지 논문에서 인용). 그래서 공공기관 전자기록관리 시스템은 보존 대상 문서를 PDF/A-1 계열로 변환하는 기능을 갖추고 있습니다. 일반 민원인이 서류를 낼 때 PDF/A로 내라는 뜻은 아닙니다. 기관 내부의 보존 절차에 관한 규정입니다.

미국 연방기록. 미국 국가기록원(NARA)은 기관이 영구기록을 이관할 때 받는 파일 형식을 표로 정해 두었는데(Bulletin 2014-04), 텍스트 문서 범주에서 PDF/A-1과 PDF/A-2를 선호 형식으로, 일반 PDF(1.0~1.7)를 허용 형식으로 둡니다. 즉 일반 PDF도 받지만 PDF/A가 우선입니다. 미국 연방법원의 전자소송 시스템(CM/ECF)에 대해서는 전국 공통으로 PDF/A를 의무화한 규정을 이 글에서 확인하지 못했습니다. 법원마다 지역 규칙이 다르므로 제출 전 해당 법원 안내를 봐야 합니다.

스페인 법원 전자제출(LexNET). 스페인 법무부 관할 법원의 전자 통신 시스템 LexNET을 규정한 왕령 1065/2015의 부속서 IV는 「제출물의 주 문서는 OCR 특성을 갖춘 PDF/A 형식으로 제출해야 한다」고 적고 있습니다. 여기서는 PDF/A 수준이 명시되지 않았지만 OCR(검색 가능한 텍스트)이 조건이라, 스캔 이미지를 PDF/A-1b로 감싼 파일은 형식 요건을 두고 문제가 될 수 있습니다.

이 세 경우의 공통점은 「PDF/A라고 선언된 파일」이 아니라 「검증을 통과하는 파일」을 기대한다는 점입니다. 기록관 시스템은 이관 시점에 형식 검증을 하고, 실패한 파일은 반려되거나 다시 변환됩니다.

PDF/X: 인쇄소가 원하는 것

PDF/X(ISO 15930)의 관심사는 보존이 아니라 인쇄 사고입니다. 인쇄소가 가장 두려워하는 일은 글꼴이 바뀌어 찍히는 것, 모니터에서 본 색과 전혀 다른 색이 나오는 것, 재단 후 가장자리에 흰 선이 남는 것입니다.

그래서 PDF/X도 PDF/A처럼 글꼴 내장과 암호화 금지를 요구하지만, 색에 대한 요구가 더 구체적입니다. 출력 의도에 어떤 인쇄 조건을 기준으로 만든 파일인지(예: 코팅지 오프셋 인쇄용 FOGRA 조건, 일본의 Japan Color)를 ICC 프로파일로 밝혀야 합니다. 또 완성 크기를 나타내는 TrimBox와, 재단 오차를 흡수할 여분 영역인 BleedBox를 페이지마다 정해야 합니다.

자주 쓰이는 두 판은 성격이 다릅니다.

PDF/X-1a:2001은 모든 색이 CMYK와 별색으로 이미 분해돼 있어야 하고 투명도와 레이어를 금지합니다. 인쇄소가 받는 순간 「더 할 일이 없는」 파일입니다. 오래된 출력 장비와의 호환성이 가장 좋습니다.
PDF/X-4는 투명도, 레이어, RGB·Lab 같은 ICC 기반 색을 그대로 두고, 최종 출력 장비(RIP)가 인쇄 조건에 맞게 처리하게 합니다. 투명 효과를 미리 평탄화하면서 생기는 가는 선이나 글자 번짐을 피할 수 있어, 요즘 인쇄 흐름에서 권장되는 경우가 많습니다.

인쇄소 안내에 「PDF/X-1a로 주세요」라고 적혀 있다면 그 인쇄소의 장비나 흐름이 투명도를 직접 처리하지 않는다는 신호로 읽을 수 있습니다. 반대로 X-4를 받는 곳에 X-1a로 보내면 대개 문제는 없지만, 평탄화 과정에서 품질이 조금 떨어질 수 있습니다.

흑백 인쇄물이라면 색 공간 자체를 정리하는 것도 방법입니다. 컬러로 만든 문서를 흑백 프린터로 보내면, 검정 글자가 CMYK 네 가지 잉크를 섞은 「리치 블랙」으로 찍혀 번지거나 잉크가 낭비되기도 합니다. PDF 흑백 변환 도구는 페이지 전체를 회색조로 바꾸거나 검정 글자를 단색 K로 정리하는 모드를 갖추고 있습니다.

PDF/A와 접근성

PDF/A-1a·2a는 태그 구조를 요구하니 「접근성 있는 PDF」라고 생각하기 쉽습니다. 하지만 PDF/A의 a 수준은 구조가 존재하는지를 보는 데 가깝고, 그림에 대체 텍스트가 있는지, 표에 머리글 셀이 있는지, 제목 수준이 건너뛰지 않는지까지 모두 따지는 것은 접근성 전용 규격인 PDF/UA(ISO 14289)입니다. 두 규격은 겹치지 않고 함께 쓸 수 있습니다. 한 파일이 PDF/A-2a와 PDF/UA-1을 동시에 선언하는 것도 가능합니다.

게시하거나 보존할 문서가 공공 웹사이트에 올라간다면, 보존 형식 검증과 별개로 PDF 접근성 검사로 태그·언어·대체 텍스트를 먼저 점검해 두는 것이 좋습니다.

변환보다 검증이 어렵다

일반 PDF를 PDF/A로 「변환」하는 도구는 많습니다. 대부분은 금지된 요소를 지우고, 출력 의도와 XMP 선언을 넣습니다. 여기까지는 어렵지 않습니다. 어려운 것은 자동으로 고칠 수 없는 문제를 정직하게 알리는 것입니다. 내장되지 않은 글꼴은 원래 글꼴 파일이 없으면 넣을 방법이 없습니다. 이때 도구가 택할 수 있는 길은 두 가지입니다. 실패를 보고하거나, 그 페이지를 통째로 이미지로 바꾸는 것입니다. 후자는 검증을 통과시키지만 검색 가능한 텍스트를 잃습니다. LexNET처럼 OCR을 요구하는 곳에서는 규격을 지키려다 요건을 어기는 셈이 됩니다.

그래서 검증은 변환 도구와 독립된 검사기로 하는 것이 원칙입니다. 대표적인 것이 veraPDF입니다. 유럽연합의 PREFORMA 프로젝트 지원을 받아 Open Preservation Foundation과 PDF Association이 중심이 되어 만든 오픈소스 검증기로, PDF/A의 모든 부와 수준에 대해 ISO 조항 단위로 합격·불합격을 알려 줍니다. 명령줄에서 verapdf --flavour 2b 파일.pdf처럼 실행할 수 있어 기록관의 대량 이관 검사에도 쓰입니다. PDF/X는 공개 검증기가 적어 인쇄소가 쓰는 상용 프리플라이트(Acrobat Preflight, callas pdfToolbox 등)에 의존하는 경우가 많습니다.

이 사이트의 PDF/A 변환 도구도 변환 뒤 코드를 공유하지 않는 별도 검사기로 결과 파일을 다시 읽어 조항별 결과를 보여 주지만, 글리프 폭 일치나 XMP 확장 스키마처럼 검사하지 않는 항목이 있습니다. 제출이 걸린 파일이라면 마지막 단계는 veraPDF로 확인하는 것입니다.

실무에서 정리해 둘 순서

원본에서 글꼴 내장을 켜고 내보냅니다. 문서 프로그램의 PDF 저장 옵션에서 「글꼴 포함」과 「PDF/A」 옵션이 있으면 켭니다. 변환 도구가 나중에 고칠 수 없는 문제의 대부분이 여기서 해결됩니다.
서명은 마지막에 합니다. PDF/A 변환은 파일을 다시 쓰므로 그 전에 넣은 전자서명은 깨집니다.
제출처가 요구하는 부와 수준을 확인합니다. 명시가 없으면 2b(검색이 필요하면 2u)가 무난합니다.
독립 검증기로 확인합니다. 뷰어의 「PDF/A」 표시는 증거가 아닙니다.
인쇄용은 인쇄소 프로파일로 PDF/X를 만듭니다. 보존용 PDF/A 파일을 인쇄소에 그대로 보내면 sRGB 기준의 색이 인쇄 조건에 맞게 변환되지 않은 채 들어갈 수 있습니다.