Rellenar formulario PDF, restablecer e importar datos

Acerca de Rellenar formulario PDF, restablecer e importar datos

Esta herramienta rellena los campos de un formulario PDF (AcroForm) en tu navegador y guarda el resultado. Tiene tres pestañas. Rellenar permite escribir en cada campo; Restablecer devuelve un formulario completado a su estado en blanco; Transferir datos exporta solo los valores en FDF, XFDF, JSON o CSV, o los importa en otra copia del formulario.

Las tres usan el mismo motor. Cada campo cuyo valor cambia recibe una apariencia recién dibujada, y si el texto incluye caracteres que la Helvetica estándar no puede dibujar se incrusta un subconjunto con solo los glifos necesarios: Noto Sans KR para el coreano y Noto Sans JP para los kana y kanji japoneses, elegida campo por campo según su valor. El JavaScript del formulario (cálculos, formato, validación) nunca se ejecuta, así que un campo de total no se actualizará solo: escríbelo tú.

Por qué un formulario relleno se ve vacío en algunos visores

Un campo guarda por separado su valor (/V) y su apariencia (/AP). El valor es el dato; la apariencia es un pequeño dibujo de ese valor con una fuente y una posición concretas. La mayoría de visores —en especial la vista previa del móvil, la del correo y el visor PDF del navegador— solo pintan la apariencia. Si un programa cambia el valor y deja la apariencia antigua, el texto solo aparece al hacer clic en el campo, o el campo sale en blanco al imprimir.

Los programas antiguos intentaban evitarlo activando el indicador NeedAppearances, que pide al visor que redibuje las apariencias. Muchos visores lo ignoran, y PDF 2.0 (ISO 32000-2) lo declara obsoleto. Esta herramienta dibuja las apariencias ella misma y solo recurre a NeedAppearances, con un aviso, si no consigue cargar la fuente Unicode.

Aplanar integra las apariencias en el contenido de la página y elimina los campos. El resultado se ve igual en todas partes y ya no se puede editar, que es a menudo lo que pide quien lo recibe, pero guarda el original sin aplanar.

AcroForm frente a XFA

Hay dos tecnologías de formularios PDF. AcroForm es el modelo propio del formato PDF; XFA es la arquitectura de formularios en XML de Adobe. En XFA estático las páginas se dibujan como PDF normal y solo las definiciones de campo están en XML; en XFA dinámico la maquetación entera se construye desde el XML cada vez que se abre. Si un formulario de la administración o de un banco solo muestra un mensaje diciendo que necesitas Adobe Reader para verlo, es XFA dinámico.

Los formularios XFA estáticos suelen incluir también campos AcroForm, así que la herramienta elimina la parte XFA y rellena el AcroForm. El resultado se abre en cualquier visor, pero se pierde el comportamiento que dependía de scripts XFA, como añadir filas. El XFA dinámico no tiene campos AcroForm que rellenar, así que la herramienta se detiene y lo explica; usa Adobe Acrobat o Reader. PDF 2.0 también declara obsoleto XFA.

Qué borra Restablecer y qué deja

Restablecer pone cada campo editable en cadena vacía o desmarcado (Off): útil cuando la solicitud del mes pasado tiene que volver a ser una plantilla en blanco.

• Los campos de solo lectura no se tocan; el autor del formulario fijó esos valores a propósito.
• Los campos de firma nunca se modifican.
• Lo que ya se aplanó como texto de la página no es un campo y no se puede borrar. Lo mismo ocurre con un formulario impreso y escaneado.

Transferir: FDF, XFDF, JSON y CSV

FDF es un archivo mínimo en sintaxis PDF con nombres de campo y valores; XFDF es la misma idea en XML, normalizada como ISO 19444-1. Son los formatos que importan y exportan Acrobat y otros programas PDF. JSON es cómodo para scripts, y CSV usa dos filas —nombres en la primera y valores en la segunda— para poder editarlo en una hoja de cálculo.

Antes de aplicar nada, un informe muestra qué nombres coinciden, cuáles no existen en este PDF y qué valores no están permitidos (un estado de casilla que el campo no tiene, una opción que no está en la lista). La coincidencia usa el nombre completo, como solicitante.nombre, así que si una revisión del formulario renombró un campo su valor no pasará. En las casillas, el valor es el nombre del estado activo, que varía: Yes, 1, On, Sí u otro.

Ejemplos

Cómo se usa

1. Elige pestaña (Rellenar, Restablecer o Transferir datos) y selecciona el PDF.
2. Escribe los valores, confirma qué se va a borrar o revisa el informe de coincidencias.
3. Activa el aplanado si lo necesitas y guarda.

Preguntas frecuentes