Numerar páginas de PDF, encabezado y pie de página

Acerca de Numerar páginas de PDF, encabezado y pie de página

En un PDF hay dos ideas distintas de «página 3». Una es el número impreso en la página, es decir, caracteres dibujados en su contenido. La otra es la etiqueta de página que el visor muestra en su casilla de número. Esta herramienta añade la primera: texto real en una de nueve posiciones, que se imprime y se puede buscar. Por defecto también escribe la segunda para que coincida.

Tiene tres pestañas: números de página; encabezado y pie, que añade título, fecha, logotipo y una línea de confidencialidad de una vez; y numeración Bates, que estampa una secuencia continua a lo largo de varios archivos. Las tres colocan el texto según el área visible de la página (CropBox) y su rotación, de modo que en una página girada a horizontal el número sigue derecho abajo, tal como la ves.

El número impreso y la etiqueta de página son cosas distintas

Las etiquetas de página (ISO 32000-1, apartado 12.4.2) se guardan en el catálogo del documento como reglas del tipo «las páginas 1–4 son i–iv y desde la 5, 1, 2, 3». La casilla de página del visor y el «ir a página» las usan, y se guardan aparte de los dígitos dibujados en la página, así que dibujar solo los números puede dejarlos desacompasados.

Sin etiquetas, si omites dos portadas y empiezas el cuerpo en 1, el número impreso dice 1 mientras el visor dice página 3, algo que suele provocar malentendidos en una reunión. Por eso «Hacer que la numeración del visor coincida» (activado por defecto) escribe etiquetas con la misma regla que los números impresos: las portadas no contadas pasan a i, ii y el cuerpo va 1, 2, 3 desde el número inicial; con «contar las omitidas» activado, las portadas también siguen desde el número inicial. Si numeras solo un intervalo, las etiquetas siguen la secuencia igualmente. Las etiquetas que ya tenía el documento se sustituyen, así que desactiva la opción para conservarlas. Un número inicial 0 no se puede expresar como etiqueta, así que en ese caso no se escriben.

Omitir portadas y qué significa {total}

Si indicas un número de portadas, las primeras N páginas quedan sin número. Con «contar las omitidas» activado, la tercera hoja empieza en 3; desactivado, en 1. El marcador {total} no es el número de páginas del archivo, sino el número más alto que se imprime, así que «Página 1 de 8» puede referirse solo al cuerpo.

Para folletos a doble cara, activa el modo espejo: en las páginas pares se intercambian izquierda y derecha, y el número queda siempre en el borde exterior. Un rango de páginas deja sin número las que quedan fuera, pero la cuenta continúa a través de ellas.

Pestaña de encabezado y pie

Seis casillas —izquierda, centro y derecha, arriba y abajo— admiten texto con los marcadores {title}, {date}, {confidential}, {page}, {pages} y {file}, que se rellenan en cada página. Incluye plantillas de informe, confidencial y sencilla. Se puede poner un logotipo PNG o JPG en una casilla con una altura de 3 a 40 mm, trazar líneas finas que separen encabezado y pie del cuerpo, y dibujar el texto de {confidential} en rojo.

Si el original ya tiene un encabezado impreso, ambos se superpondrán. Aumenta el margen (0–60 mm) o añade antes márgenes a la página con otra herramienta.

Numeración Bates: una costumbre procesal que sobrevivió al sello

El nombre viene de Edwin G. Bates, inventor neoyorquino que en 1891 patentó una mejora de una máquina numeradora automática que avanzaba el número cada vez que se presionaba el sello. Los despachos estadounidenses la adoptaron para dar un número único a cada página de los documentos entregados en la fase de discovery, y hoy el mismo esquema se aplica electrónicamente a los PDF. La Regla 34 de las Federal Rules of Civil Procedure, que regula la entrega de documentos, no exige por sí misma la numeración Bates: es una práctica, a menudo fijada por acuerdo entre las partes.

Lo esencial es que la numeración no se reinicia entre archivos. El formato es prefijo + contador con ceros a la izquierda + sufijo (por ejemplo ABC000001), con 1 a 12 dígitos. Puedes excluir la primera página de cada archivo y añadir reglas para páginas impares, solo la primera o la última, o un rango, con marcadores como {bates}, {file}, {page} y {total}. Junto al resultado se guarda un registro CSV con archivo, página y número Bates.

En España no existe un discovery al estilo estadounidense; lo habitual es foliar los expedientes judiciales y numerar los documentos que acompañan a la demanda (documento n.º 1, n.º 2…). La numeración Bates resulta útil cuando se intercambia un volumen grande de papel y hay que citar una página concreta, sobre todo en asuntos con parte estadounidense o en arbitrajes internacionales.

Ejemplos

Cómo se usa

1. Elige la pestaña (números, encabezado/pie o Bates) y abre el PDF.
2. Define el formato, la posición, el número inicial y las portadas que omitir.
3. Comprueba la colocación en la vista previa y guarda.

Preguntas frecuentes